Zorgcase • transparante aannames • scenario-denken
WFM in de polikliniek
Hoe organiseer je de inzet van zorgprofessionals zó dat wachttijden beheersbaar blijven, de dag minder vaak uitloopt en het rooster werkbaar is — zonder de zorg te reduceren tot een “callcenter-probleem”?
Leeswijzer
Kort rapport (2–4 pagina’s) met bevindingen, scenario’s en aanbevelingen. Dit is het primaire deliverable.
Transparante onderbouwing: aannames, scenario-opzet en visualisaties. Bedoeld voor wie de redenering wil volgen.
Dit is een theoretische case (met gesimuleerde data). Het doel is een denkkader laten zien, geen blauwdruk voor iedere poli.
De vraag
Poliklinieken ervaren vaak een combinatie van variërende instroom, uiteenlopende consultduren en no-shows. Daardoor ontstaan wachttijden in de wachtkamer, ad-hoc bijsturen gedurende de dag en structurele uitloop.
Centrale vraag: hoe richt je planning en inzet zo in dat je een werkbare dag organiseert, met voorspelbare belasting voor medewerkers en betrouwbare toegang voor patiënten?
Werkwijze
- Vraag (instroom) modelleren per dagdeel, inclusief variatie.
- Consultduur modelleren per afspraaktype (incl. lange staart).
- Scenario’s vergelijken met expliciete bufferkeuzes.
- Metrics (proxy’s): wachttijd, uitloop & benutting.
Belangrijkste inzichten
Niet het gemiddelde bepaalt de werkdruk, maar pieken, uitloop en no-shows. Een planning die “op papier klopt” kan in de praktijk toch structureel uitlopen.
Minder buffer betekent hogere benutting, maar ook meer kans op wachtrijen en uitloop. Dit vertaalt zich direct naar roosterstress en ad-hoc bijsturen.
Buffers zijn geen verspilling, maar beleid: waar zet je ruimte neer om variatie op te vangen? Gericht bufferen kan de dag voorspelbaarder maken.
Strak plannen
- • Lage buffer
- • Hoge benutting
- • Hoger risico op uitloop
Werkbaar plannen
- • Gerichte buffer
- • Lagere piekdruk
- • Meer voorspelbaarheid
Slimme buffer
- • Buffer op piekdagdelen
- • Balans toegang/werkdruk
- • Minder ad-hoc bijsturen
Aanbevelingen
Kies bewust waar je ruimte wilt hebben om variatie op te vangen. “Verborgen uitloop” is minder stuurbaar dan expliciete buffer.
Zet buffers vooral in op piekdagdelen of processtappen met veel variatie, in plaats van overal een beetje.
Heldere duurklassen en periodieke herijking verminderen de onzekerheid en maken planning betrouwbaarder.
Kijk naast wachttijd ook naar uitloop en roosterstabiliteit. Dit helpt om keuzes te maken die draagvlak houden bij professionals.
- • Inventariseer instroom, no-show en uitloop per dagdeel.
- • Spreek “acceptabele werkdag” en “acceptabele wachttijd” af.
- • Test één scenario op kleine schaal en evalueer met het team.
- • Maak bijsturen onderdeel van het dagritme (niet ad-hoc).
Downloads & onderbouwing
Het adviesrapport is het primaire deliverable. De analyse is bedoeld als transparante onderbouwing voor wie de aannames en redenering wil volgen.
Dit is een theoretische case met gesimuleerde data. Het doel is het denkkader laten zien waarmee je keuzes expliciet maakt (buffers, werkbaarheid, voorspelbaarheid), niet een generieke blauwdruk voor alle poliklinieken.